Terminvergabe verkürzt Wartezeiten beim Bürgerservice im Rathaus erheblich

Näher dran am Geschehen könnte er nicht sein. Das Büro von Thomas „Tom“ Gramatke liegt direkt neben der „Krabbelecke“. So nennt der Leiter des Bürgerservice den Wartebereich im Foyer des Rathauses. Der ist zwar in der Tat „kuschelig“ eingerichtet, mit Teppichboden, bequemen Möbeln und einem Regal voller Lesestoff, um sich die Zeit zu vertreiben, dennoch möchte sicher niemand hier länger verweilen als unbedingt nötig.

Früher, „vor Corona“, konnte es allerdings durchaus schon mal eine Stunde – und mehr – dauern, bis endlich die zuvor gezogene Nummer auf ei¬nem der Monitore erschien, auf die sich zu Stoßzeiten mitunter 40, 50 Augenpaare wie gebannt richteten.

Vergangenheit. Heute beträgt die Wartezeit in der Regel nur noch wenige Minuten, jedenfalls, wenn man vorab – telefonisch oder online – einen Termin vereinbart hat. Was immer mehr Bürger inzwischen tun, wie Tom Gramatke berichtet. Das zu Jahresbeginn eingeführte Anmeldesystem habe sich „total bewährt“. Stand letzten Freitag seien schon 2810 Termine über das Serviceportal der Stadt vergeben worden.

Zur Situation im Bürgerservice hatte die FDP Anfang Juli eine Anfrage an die Verwaltung gerichtet, aufgrund „zahlreicher Beschwerden“ aus der Bevölkerung, so damals Fraktionsvorsitzender Eric Fellmann, weil es bei der Terminvergabe zu „erheblichen Verzögerungen“ komme, so dass zum Beispiel An- oder Ummeldungen nicht innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist von zwei Wochen und Kfz-Abmeldungen noch gar nicht wieder möglich seien. Tom Gramatke bestätigt, dass es sich vor den Sommerferien „gedrubbelt“ hat: „Als die Leute wieder reisen durften, haben viele festgestellt, dass ihr Ausweis oder Pass abläuft.“ Auch seien vermehrt Führungszeugnisse vor Beginn des neuen Ausbildungsjahres am 1. August nachgefragt worden. Aber das sei „eigentlich jedes Jahr so“, eine Wartezeit von circa drei Wochen von daher nicht ungewöhnlich und außerdem im Vergleich zu anderen Städten immer noch sehr kurz. „Mein Sohn“, erzählt Gramatke, „ist nach Bonn gezogen, er hat drei Monate gewartet, um sich umzumelden.“ 

Die Stadt Ahlen zeigt sich bei dem Thema überdies kulant, wie aus der schriftlichen Beantwortung der FDP-Anfrage hervorgeht. Unabhängig von den Gründen, heißt es da, „wurde bisher immer eine Toleranz von vier Wochen eingeräumt (...) und es werden keine Ordnungswidrigkeitenverfahren eingeleitet“.

Was die Kfz-Abmeldungen angeht, bittet Gramatke im Nachhinein noch einmal um Verständnis dafür, dass sich das Meldeamt, wie es früher hieß, in der Hochphase der Corona-Pandemie, als das Rathaus geschlossen und ein Teil des Personals im Homeoffice war, auf seine originären Aufgaben habe konzentrieren müssen, um den Besucherandrang zu minimieren. Seit dem 28. Juni bereits werde aber auch diese Dienstleistung wieder angeboten, so dass niemand mehr zum Straßenverkehrsamt nach Warendorf oder Beckum fahren müsse.

Die Frage der FDP, ob eine Rückkehr zu den Abläufen vor der Pandemie geplant ist, hat Bürgermeister Dr. Alexander Berger eindeutig verneint. Wobei auch Spontanbesuche im Bürgerservice natürlich grundsätzlich weiter möglich seien, wie Tom Gramatke betont: „Wir versuchen immer, allen gerecht zu werden, für alles eine Lösung zu finden.“ Die Terminvereinbarung bietet jedoch aus seiner Sicht nur Vorteile, vor allem für Berufstätige. Man muss keinen Urlaubstag mehr opfern, kann den „Behördengang“ vor oder nach der Arbeit erledigen, zum Beispiel donnerstags, wenn die Schalter durchgehend von 8 bis 17 Uhr besetzt sind.

Bei der Online-Anmeldung ist zuerst das Anliegen zu nennen, also zum Beispiel die Ausstellung eines neuen „Persos“, dann geht ein Fenster auf mit Informationen, welche Unterlagen mitzubringen sind und welche Gebühr anfällt. Die Mitarbeiter im Bürgerservice können anhand der Angaben den Vorgang schon so weit vorbereiten, dass vor Ort oft nur noch eine Unterschrift zu leisten ist, und fertig. „Der Termin wird per Mail bestätigt, und 24 Stunden vorher gibt`s noch mal eine Erinnerung“, beschreibt Tom Gramatke das komfortable Prozedere, das alternativ auch durch einen Anruf in Gang gesetzt werden kann. Das Besucheraufkommen lasse sich zudem auf diese Weise besser steuern, über den Tag verteilen. 

Vorbei die Zeiten, als man sicher sein konnte, wann „der nächste Bus kommt“. Morgens um neun und nachmittags um drei sei das in der Regel gewesen, erinnert sich der Leiter des Bürgerservice. Gerne auch am „langen Donnerstag“ um kurz vor fünf. Wer um 16.59 Uhr eine Nummer gezogen habe, sei auch noch bedient worden. „Die Kollegen sind manchmal erst um 19.30 Uhr hier rausgekommen.“ So lange müssen die Reinigungskräfte heute nicht mehr warten, um in der „Krabbelecke“ saugen zu können.

Quelle: Peter Harke, „Ahlener Zeitung“ vom 19.10.2021